La formación no sólo es un requisito indispensable y fundamental en el sistema de franquicia, sino que a este respecto se pronuncia expresamente la normativa comunitaria aplicable a los acuerdos de franquicia.

Así el Reglamento establece "que un acuerdo de franquicia comprende la comunicación por el franquiciador al franquiciado de un know-how" y señala "la obligación del franquiciado de asistir y hacer asistir a su personal a cursos de formación organizados por el franquiciador".

La formación de un franquiciado no sólo consistirá en aportarle un adiestramiento adecuado al inicio de la explotación de la actividad. Esta formación habrá de prolongarse durante toda la relación de franquicia.
Por tanto, debe diferenciarse entre formación inicial y formación continuada.

La formación inicial tendrá que transcurrir deseablemente por tres etapas claramente diferenciadas:

      • Una formación teórica referente a los aspectos relativos al negocio y al sistema de franquicia que por lo general se desarrollará en las instalaciones de la central franquiciadora.

      • Una formación práctica para la aplicación de los conocimientos adquiridos en la fase inicial. Aquí se planteará al franquiciado la posibilidad de una completa dirección de un centro piloto, bajo la supervisión directa de personal especializado del franquiciador.

      • La asistencia técnica y comercial de la que podrá beneficiarse el franquiciado en el propio punto de venta en los inicios de la actividad.

Para la primera fase, formación teórica, el franquiciador tendrá que organizar y desarrollar un programa formativo capaz de facilitar al franquiciado suficiente información relativa no sólo al propio concepto de negocio en sí, sino también respecto a las particularidades que identificarán y personalizarán la relación entre ambas empresas.

Serán las características del sector de actividad, la complejidad de la transferencia de información y de los requerimientos operativos precisos y, como es lógico, el rigor y profesionalidad del franquiciador y las aptitudes del propio franquiciado, lo que realmente condicione la duración de un programa de formación de apertura.

En cuanto a la segunda etapa de la formación inicial, la formación práctica, ésta perseguirá un doble objetivo:

      • El desarrollo de las funciones inherentes a las diversas secciones o departamentos del punto de venta por parte del franquiciado - comercial, aprovisionamiento, administración, marketing...

      • La dirección supervisada del completo funcionamiento de un punto de venta piloto, por lo general el más próximo a la localidad de implantación.

Formación Técnica y Comercial: será, no obstante, con la asistencia en la situación al franquiciado durante las primeras etapas de funcionamiento de su nueva unidad operativa, cuando puedan concretarse infinidad de procedimientos y subsanarse las más que numerosas dudas que se le pueden plantear al franquiciado en el transcurso de una jornada normal de trabajo.

Poder disponer de la presencia de personal especializado del franquiciador en un momento tan difícil como es el de enfrentarse a la dura realidad de su mercado, constituirá de por sí un excelente término a su formación inicial.

Por último, los servicios de asistencia, se configuran como realmente esenciales en lo que a la transmisión de experiencias se refiere y que habrán de formar parte necesariamente de un programa de franquicia.

Estos son, entre otros los que se establecen a continuación:

      • Ubicación del local
      •  Asignación de áreas de influencia de exclusiva.
      • Elaboración de presupuestos de gestión.
      • Determinación de los stocks de apertura y seguridad.
      • Apoyo en la realización de acciones comerciales.
      • Planificación y creatividad publicitaria.
      • Investigación del mercado.
      • Coordinación de campañas globales de publicidad y promoción.
      • Planteamientos de adecuación, decoración y equipamiento.
      • Desarrollo conceptual del negocio.
      • Sistemas de administración y gestión del negocio.

Por su parte, la formación continuada se impartirá por el franquiciador de diferentes formas:
Seminarios periódicos de formación; la permanente investigación que del mercado habrá de realizar el franquiciador, podrá traducirse en la necesidad de implementar cambios técnicos o comerciales más o menos importantes que habrán de trasladarse a todos los puntos de la cadena.

En definitiva, de nada servirá organizar y aplicar un excelente programa de formación al inicio de la relación de franquicia, si las empresas franquiciadoras no son capaces de mantener en el tiempo una estructura capaz de garantizar la oportuna preparación de los diversos eslabones de la cadena.

Por tanto la organización de seminarios de formación hará posible la transmisión de las mejoras que progresivamente fuera experimentando el Saber Hacer del franquiciador, que dicho sea de paso, tendrán su origen en numerosas ocasiones en las aportaciones de los propios franquiciados.

Convenciones de Franquiciados; suelen ser estos encuentros, regionales o nacionales, de franquiciados una excelente oportunidad para la organización de sesiones de trabajo con muy diversos objetivos:

      • Presentación de datos generales de la red.
      • Campañas publicitarias y promocionales.
      • Incorporación de nuevos productos.
      • Variaciones en la imagen corporativa.
      • Modificaciones de aspectos decorativos.
      • Mejoras de sistemas informáticos de gestión.
      • Presentación de grandes cuentas.
      • Exposición de servicios externos...

Los temas a tratar en estas sesiones suelen por lo general ser objeto de un trabajo previo entre el franquiciador y un comité de franquiciados. Una vez expuestos los temas al consenso de todos los franquiciados de la red, se decidirá sobre la conveniencia de acometerlos o no, condiciones y plazos.
Seminarios de formación de reciclaje; tendrán por objeto la actualización de conocimientos respecto a ciertas áreas del negocio en las que éstos muestren ciertas debilidades de gestión.

Información continuada de utilidad para la red; una comunicación fluida entre franquiciador y franquiciados será un factor imprescindible para que estos últimos cuenten en todo momento con la formación más apropiada de cara a la cobertura de las exigencias del mercado. Para ello los medios más habituales serán las circulares informativas y las publicaciones internas a modo de boletín informativo de la red.

De esta forma, el franquiciador podrá mantener convenientemente informada a toda su estructura franquiciada en temas tan relevantes como:

      • Evolución y nuevas tendencias del mercado.
      • Información económica de la red.
      • Apertura de nuevas tiendas.
      • Acuerdos con proveedores.
      • Nuevos productos y procedimientos.
      • Contribuciones de otros franquiciados.
      • Negociaciones en curso...

Como es de suponer, la colaboración entre franquiciado y franquiciador en estos aspectos es elemental para el éxito del acuerdo. Sin duda en todos ellos se pondrán de manifiesto las experiencias adquiridas por el franquiciador con la explotación de la actividad en diversos mercados y durante un periodo de tiempo que, al menos, habrá de ser relativamente amplio.