Esta es la fase previa a la elaboración de todo proyecto de franquicia. Son una serie de pasos a seguir durante el desarrollo y la puesta en marcha del futuro proyecto. Todo empresario que desee franquiciar su empresa debe estar familiarizado con cada uno de ellos.

1. Conocer el sector

Es de suma importancia analizar el sector de actividad en el que opera una determinada empresa, con el objeto de conocer no sólo a la competencia en franquicia sino el volumen de empresas que vienen operando a nivel nacional e internacional y averiguar la situación y tendencias de este sector.

Analizaremos, a través de datos lo más reales posibles, la situación del sector, el grado de madurez del mismo y la facturación total del mercado. Este informe completo del sector ayudará a conocer el potencial desarrollo de nuestro concepto de negocio y nos permitirá adelantarnos a posibles problemas que hayan podido tener ciertos negocios dentro del sector de actividad en el que pretendemos operar.

2. Registrar la marca

Este aspecto es el que genera o va a generar a medio y largo plazo mayores activos a la empresa franquiciadora. Deberán definirse las características técnicas de todo lo relacionado con la imagen de marca común a toda la futura red. Nombre comercial, logo-marca, tipografía, colores corporativos, así como la formalización de sus correspondientes registros.

Todo franquiciador debe estar en posesión del registro de la marca o del nombre comercial que licencia a favor de los franquiciados. Destacar en este sentido que es posible ceder marcas o nombres comerciales en trámite de concesión, asumiendo ciertos riesgos. Actualmente, no deben olvidarse los registros de marca comunitarios, internacionales y en los propios dominios Internet.

3. Definir la oferta

Este es un punto clave en la definición. Si lo que pretendemos es lanzar una franquicia a nivel nacional, la cobertura en el aprovisionamiento del producto es clave, ya que por problemas de suministro o falta de producto muchos negocios han desaparecido. Conviene siempre realizar una primera diferenciación entre servicios y productos; en el primer caso debemos detallar cuáles son estos servicios con su correspondiente precio al público y la forma de prestación del servicio en sí.

Y en el caso de productos, una vez definida la oferta, marcar las fuentes de suministro de la potencial cadena de establecimientos: central de compras, proveedores autorizados, marcas propias, productos complementarios, etc...

El nacimiento de una franquicia es aconsejable cuando el ciclo de vida del producto está en la fase de crecimiento, más difícil es el éxito cuando se pone en funcionamiento con un producto en la fase de madurez y desaconsejable en la fase de caída.

Es importante conocer que aunque nuestra oferta sea homogénea a nivel general, en muchos casos, deberá ser adaptada al mercado o zona de influencia de cada franquiciado.

4. Crear una central franquiciadora

Toda franquicia o marca debe tener detrás una central o departamento de franquicias que preste de forma continuada servicios de asistencia a sus franquiciados. El franquiciador por contrato no sólo tiene derechos sino que tiene una serie de obligaciones, y más concretamente, cargas asistenciales, tanto durante la apertura del nuevo establecimiento como durante todo el periodo de vigencia contractual.

La empresa deberá analizar cuáles son sus funciones como central franquiciadora y dotar de estructura y personal capaz de garantizar el cumplimiento de sus propias obligaciones. Definir y cubrir los procesos de formación inicial, continuada y la definición de los servicios de asistencia técnica y comercial serán claves en esta fase de análisis.

5. Definir el perfil del franquiciado

Es clave definir de antemano el perfil profesional, personal y patrimonial del franquiciado. Es posible que nuestro concepto de negocio sea viable y novedoso pero no sea tan viable el encontrar un perfil tan especializado. A veces se ven negocios rentables, bien gestionados, con una aparente garantía de éxito, pero de una gran complejidad de gestión y exigencia de unos conocimientos previos altamente calificados.

Cuanto más sencillo sea el proceso de transmisión del Saber Hacer, más garantías tendrá el franquiciador de que el franquiciado comprenderá y será capaz de gestionar y explotar su negocio de forma adecuada.

6. Concretar un centro piloto

Será preciso analizar las actuales delegaciones o unidades piloto, y en el caso de no tenerlas, ponerlas en funcionamiento con el fin de contrastar su operatividad con el concepto de franquicia previamente definido. Además, se debe desarrollar un estudio de procedimiento y método que nos permita trasladar las experiencias de estos puntos de venta a lo que sería un futuro centro franquiciado.

7. Establecer un Plan de Negocio

Una vez definido el concepto de franquicia, trasladadas las experiencias del futuro franquiciador y analizado el potencial de zonas para la expansión de la franquicia, realizaremos un estudio de rentabilidad (informe económico-financiero) en dos direcciones:

En primer lugar, un análisis que nos garantice que la apertura de un establecimiento franquiciado es una opción rentable y segura para el franquiciado y que cuenta con un mercado amplio, estable y con buenas perspectivas de desarrollo.

En segundo lugar, conociendo las previsiones de explotación de un franquiciado y basándose en el plan de desarrollo definido, llevaremos a cabo un análisis que nos confirme que la expansión a través de franquicias generará al franquiciador una rentabilidad suficiente para mantener la adecuada estructura de soporte, garantizando la correcta difusión de su marca y por tanto asegurando el futuro de la red de ventas.

Será en esta fase donde debamos cuantificar y valorar las cargas financieras de los potenciales franquiciados.

8. Analizar la demanda

Una vez conozcamos la situación del sector de actividad en el que pretendemos operar, estudiaremos el potencial mínimo de población que se requiere para la apertura de un centro franquiciado y el número de clientes necesarios para la rentabilización del negocio. Este análisis nos permitirá conocer las características básicas de la zona de exclusividad territorial, las poblaciones en las que podemos ubicarnos y, en definitiva, el número de franquicias que podemos implantar en cada mercado.

Sobre la base de estas consideraciones y con el fin de comprobar la rentabilidad del proceso de expansión en franquicia se definirá un ritmo de aperturas que deberá abarcar un plazo no inferior a los tres primeros ejercicios de funcionamiento de la cadena.

Cuando una empresa se plantea su desarrollo a través de este sistema, el de la franquicia, debe llevar implícito el aumento progresivo de sus ventas. La empresa debe adoptar decisiones sobre dos aspectos que marcarán y definirán su desarrollo: por un lado, la vía u orientación que seguirá el crecimiento y, por otro lado el cómo se llevará a cabo.