Si una franquicia es la repetición de un éxito comercial, un porcentaje muy alto del mismo dependerá de los métodos que se utilicen para su reproducción y transmisión a terceros (franquiciados). Estamos en cualquier caso ante una necesidad operativa de carácter imperativo. La identificación del Saber Hacer de las franquicias constituye una exigencia legal.

Estos conocimientos se identifican a través de los Manuales de Negocio que recogen la fórmula del éxito. Por lo tanto, el Saber Hacer no es algo intangible. El franquiciado debe poder disponer de una documentación a la que pueda remitirse en todo momento para efectuar una consulta sin dificultad alguna.

Estos documentos se clasifican en informativos y formativos:

Elementos informativos

Estos elementos son necesarios para toda empresa que inicie su actividad en franquicia.

1. Dossier informativo de franquicia

Este dossier será portador de la imagen de la franquicia y tendrá como finalidad aportar una información inicial básica a los potenciales franquiciados, en el deben ir los siguientes datos:

      • Datos identificativos de la empresa franquiciadora.
      • Descripción del sector de actividad del negocio objeto de la franquicia.
      • Contenido y características de la franquicia y su explotación.
      • Estructura y extensión de la red.
      • Elementos esenciales del acuerdo de franquicia.

2. Cuestionario de candidatura

Este debe ser realizado, ajustándose a las características del potencial candidato a la franquicia, aportando de esta manera una amplia información respecto al perfil personal, profesional y económico del mismo, a la central.

3. Folleto de franquicia

Especialmente útil en las funciones de expansión de la red, en la selección de las referencias más adecuadas y en la difusión de la imagen de marca, transmitirá una primera información a los candidatos.

4. Documentos contractuales

Precontrato de Franquicia o Acuerdo de Opción de Compra; con la firma de este documento un candidato, sin haber adquirido la condición de franquiciado, ya que sólo se adquiere con la firma del contrato, puede reservarse el derecho de la franquicia en una determinada zona de exclusividad, lo que sin duda agilizará las labores de creación de la red por parte de la Central.

Contrato de Franquicia; éste constituye el pilar básico de toda franquicia ya que regulará la relación entre las partes durante toda su vigencia.

Material formativo

Es aquí donde se encuentran los diferentes métodos de formación empleados para la transmisión del saber hacer del franquiciador. Dado que la franquicia se basa en la reproducción de las técnicas comerciales, operativas, económicas y de dirección-gestión de un negocio en un entorno de características previamente definidas, el franquiciador debe disponer de los soportes adecuados para la transmisión a los franquiciados de su saber hacer.

Esta transmisión se efectúa principalmente a través de dos vías, por un lado con la entrega de los manuales corporativos de la franquicia y por otro mediante la formación inicial y continuada del franquiciado.
Este proceso de formación abarcará tres fases claramente diferenciadas:

      • La formación del franquiciado en las dependencias de la central de franquicia.
      • La formación que el franquiciado y su personal recibirán en el propio punto de venta.
      • El apoyo que el franquiciador prestará al franquiciado durante su estancia en el establecimiento durante la primera fase de su puesta en marcha.

La formación del franquiciado continuará a lo largo de toda la vigencia contractual a través de diversos medios como cursos de reciclaje y de aplicación de nuevas técnicas y métodos operativos, seminarios de trabajo, convenciones lúdicas, envío de circulares, publicaciones internas, aportación de informaciones útiles a la red y la asistencia permanente que se le prestará al franquiciado en la explotación de su negocio.

Le presentamos ahora la documentación que debe ir incluida para la adecuada explotación de las unidades piloto de la red con el fin de establecer los parámetros de gestión que posteriormente se transmiten a los franquiciados. Nada debe dejarse a la improvisación, sino ser objeto de una minuciosa planificación y estructuración previa.

Manuales operativos y de imagen

Los diversos Manuales de negocio suelen ser habitualmente los que señalamos a continuación, pudiéndose desarrollar individualmente o en conjunto dependiendo de las necesidades de cada empresa y aspectos a contener.

Estructura y Organigrama de la Central de Franquicia

Con este documento, el franquiciado dispone de la definición y presentación de los diversos departamentos operativos de la central de franquicia: técnico-comercial, compras, formación, control, animación, etc.

Manual de Concepto Empresarial

Donde quedan recogidos los principales criterios conceptuales y organizacionales del negocio que pretendemos franquiciar, constituyendo en definitiva un excelente instrumento de presentación y formación a los potenciales franquiciados.

Manual Técnico de Productos

En él se especifican las principales características de los diversos productos y servicios que compongan la oferta. Dividido en familias y categorías de artículos, aportará al franquiciado una valiosa información respecto a los mismos y, en definitiva, excelentes argumentos que podrá emplear en su venta directa.

Manual de Procedimiento

Este Manual define, entre otros aspectos, los diferentes puestos de trabajo o áreas del establecimiento franquiciado, detallando las diversas funciones correspondientes a cada uno de ellos. Horarios de apertura y cierre, requisitos de aprovisionamiento o aspectos laborales tales como contratación o retribución del personal, serán también temas a tratar en este Manual.

Control y Supervisión

Es necesario contar con un test o chek-list que facilite las funciones de supervisión del establecimiento franquiciado y por tanto la valoración de su calidad de gestión y adaptación a la normativa operacional y de imagen de la Franquicia.

Marketing y Gestión Comercial

Este Manual hace referencia a todos aquellos elementos o acciones que definen las políticas comerciales empleadas en la gestión diaria de los puntos de venta de la red franquiciada: valores diferenciales de los productos, fijación de precios, medios publicitarios, acciones promocionales, elementos de ayuda a la venta y de potenciación de la marca, técnicas de venta, etc.

Manual Administrativo

Su finalidad no es otra que la de facilitar al franquiciado el soporte informático necesario para el desarrollo de la actividad y establecer los criterios a seguir en la elaboración de los informes analíticos de gestión sobre los que basar el posterior análisis y elaboración de estadísticas generales.

Manual Económico-Financiero

Este Manual se compone tanto de información general de la red como de los presupuestos y estados provisionales, particulares de cada nuevo establecimiento de la franquicia: cuenta tipo de explotación, plan de inversiones iniciales, estados presupuestarios, proyección de estados financieros, plazos de amortización y puntos de equilibrio, etc...

Manual de Normas Gráficas e Imagen Corporativa

En él deben estar contenidas las características técnicas de todo lo relacionado con la imagen de marca común a toda la red franquiciada: nombre comercial, logo-marca, tipografías, colores corporativos, etc.
Asimismo debe contener la forma en que tendrán que conjugarse todos estos elementos en cada una de las situaciones en que sea posible su uso.

Manual de Adecuación y Decoración de Locales

Este Manual especifica los requisitos de acondicionamiento y equipamiento que deben seguirse para homogeneizar la imagen del nuevo establecimiento a la del resto de la red.

Estos aspectos se especificarán sobre la base de un local tipo de la red, debiendo adjuntarse con este Manual, el proyecto de adecuación y decoración específico para cada local franquiciado, una vez seleccionado y aprobado por la central.